Opname in registers financiële instellingen

Dit artikel wordt u aangeboden door:

Opname in incidenten- en verwijzingsregisters van financiële instellingen

Financiële instellingen houden registers aan waarin gegevens opgenomen worden van klanten of derden die voor deze instellingen een risico zouden kunnen betekenen. Een opname in een register kan verstrekkende gevolgen hebben. Zo kan het gebeuren dat geen enkele bank de opgenomen persoon nog als cliënt aanvaardt of dat geen hypotheken of verzekeringen kunnen worden afgesloten. Ondanks grote gevolgen voor de betrokkenen komt het voor dat de financiële instelling onzorgvuldig met de opname omspringt. Vanwege de uiteenlopende belangen ontstaat een conflict gemakkelijk.

Incidentenregistratie
Sinds 1997 houden financiële instellingen een incidentenwaarschuwingssysteem (EVA) aan. Dit systeem is bedoeld om fraude en laakbare activiteiten te voorkomen. De aangesloten financiële instelling houdt een incidentenregister aan. Hieraan zijn twee andere registers gekoppeld: het interne verwijzingsregister (IVR) en het externe verwijzingsregister (EVR). Het interne verwijzingsregister is alleen toegankelijk voor de organisatie van de deelnemer zelf, zodat een opname gebaseerd op een incident in Amsterdam ook zou kunnen leiden tot weigering van een zakelijke relatie in Maastricht, indien het dezelfde financiële instelling betreft. Een opname in het externe verwijzingsregister leidt ertoe dat alle deelnemers aan het incidentenwaarschuwingssysteem een melding kunnen krijgen van een opname in het incidentenregister van een andere deelnemer. Opname bij bijvoorbeeld Rabobank Rotterdam kan dan leiden tot weigering bij ING en ABN AMRO.

Het vastleggen van relevante gegevens over (rechts)personen en de hierdoor geboden mogelijkheid om deze gegevens te kunnen raadplegen geeft financiële instellingen een middel om te voorkomen dat (rechts)personen op enigerwijze schade toebrengen aan die financiële instellingen, hun cliënten, diensten of medewerkers.

Wanneer worden gegevens opgenomen in een incidentenregister?
In het interne verwijzingsregister (IVR) worden gegevens opgenomen van (rechts)personen die een risico vormen voor (de organisatie van) de deelnemer. Leidend zijn de volgende criteria:

• (redelijk vermoeden van) opzettelijke benadeling van de deelnemer, oneigenlijk gebruik van producten, diensten of voorzieningen of poging daartoe;
• (redelijk vermoeden van) het plegen van strafbare of laakbare gedragingen en/of overtreding van (wettelijke) voorschriften dan wel poging daartoe, gericht tegen de deelnemer, de organisatie van de deelnemer, haar cliënten of medewerkers.

Voor opname in het externe verwijzingsregister (EVR) geldt het volgende:

• Er moet sprake zijn van (betrokkenheid bij) activiteiten die leiden tot benadeling van enige financiële instelling of onoorbaar gebruik van het financiële stelstel van zodanige aard dat aangifte kan worden gedaan, dat de relatie kan worden opgezegd of dat is geweigerd om een overeenkomst aan te gaan. Voorts is vereist dat de activiteiten van de (rechts)persoon een bedreiging kunnen vormen voor de continuïteit en de integriteit van de financiële instellingen, de financiële belangen van cliënten of de financiële belangen van de (organisatie van de) deelnemer(s).

Problematiek bij opname
Enerzijds hebben financiële instellingen belang bij adequate risicobeheersing, maar anderzijds zal de financiële instelling de nodige zorgvuldigheid moeten betrachten bij het opnemen van de gegevens. Voor de personen van wie de gegevens worden opgenomen kan een opname immers grote gevolgen hebben. Op een incidentenregister en op een verwijzingsregister is de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing. Deze wet stelt de nodige eisen aan verwerking van persoonsgegevens en deze eisen worden zwaarder naarmate de persoonsgegevens gevoeliger worden. Ook strafrechtelijke persoonsgegevens kunnen in een register worden opgenomen, zij het met grote zorgvuldigheid.

De belangen van partijen lopen bij opname zeer sterk uiteen. Er kan dus eenvoudig een geschil ontstaan over de interpretatie van aan de opname ten grondslag liggende feiten, omstandigheden, documenten en aangiften bij justitiële instellingen, maar ook over betrachte zorgvuldigheid, gemaakte proportionaliteitsafwegingen en door de opname veroorzaakte schade.

Vanwege de zeer feitelijke aard van de geschillen en zeer uiteenlopende gevolgen voor de betrokkenen zijn er vele procedurele wegen die naar Rome zouden kunnen leiden. Opname van onjuiste gegevens, onzorgvuldig handelen of een vordering tot schadevergoeding bij een (mogelijk) onterechte opname bieden de betrokkenen voldoende grondslagen om een opname aan te vechten. De financiële instellingen zelf voorzien vaak in een interne klachtenprocedure. Als dit niet leidt tot een oplossing kan een betrokkene zich ook wenden tot de Geschillencommissie Bankzaken of de Stichting Klachteninstituut Verzekeringen, of de klachtencommissie van de Vereniging van Financieringsondernemingen in Nederland, of de geschillencommissie Hypothecaire Financieringen. Daarnaast staat ook de weg naar de burgerlijke rechter open. In elk geval is het wijs om tijdig goed advies in te winnen wanneer u met een opname wordt geconfronteerd.

mr. Mark Loef, Kneppelhout & Korthals Advocaten