Uit een uitspraak van Hof Amsterdam blijkt weer eens dat een vaste kostenvergoeding heel secuur moet zijn onderbouwd. Er is in beginsel per kostencategorie naar aard en omvang een uitsplitsing nodig. In de onderhavige procedure had een uitzendbureau voor hoogwaardige administratieve dienstverlening in 2001 niet een zodanige uitsplitsing gemaakt. Daardoor was óók het deel van de dagvergoeding dat in aannemelijk mate betrekking had op interne representatiekosten (o.a. bijdragen voor attenties ter gelegenheid van huwelijken, geboorten e.d.) belast. Het uitzendbureau had op de zitting aangegeven dat: op het moment van uitbetaling van de kostenvergoedingen ze niet de verwachting had een eventuele naheffing loonheffing op haar werknemers te kunnen verhalen; dat verhaal praktisch onmogelijk zou blijken te zijn en dat ze ook de inspecteur niet had verzocht om eindheffing tegen een gebruteerd tarief achterwege te laten onder overlegging van de daarbij benodigde gegevens. Het hof was van oordeel dat in een zodanig geval de gehele belaste vaste vergoeding gebruteerd moest worden en wel naar een tarief van 68,9%. Niet uitsplitsen werd zo een dure grap.
Prijs vergelijk ADSL, kabel, glasvezel aanbieders en bespaar geld door over te stappen!
Veel werkgevers kennen hun werknemers een vaste kostenvergoeding toe. Deze vergoeding dient ter dekking van kleinere, regelmatig voorkomende zakelijke kosten. De hoogte van de vergoeding wordt over het algemeen vastgesteld aan de hand van de functie van de werknemer. Aan het verstrekken van een vaste kostenvergoeding zijn een aantal voorwaarden verbonden. Zo dient de vergoeding naar aard en omvang te zijn gespecificeerd en de belastingdienst kan de werkgever verzoeken de vergoeding met een steekproef te onderbouwen.
Voor een werkgever is het voordelig om een belastingvrije kostenvergoeding te verstrekken. Indien het verstrekken van een kostenvergoeding verkeerd word aangepakt, kan het beoogde voordeel echter omslaan in een nadeel. Dit geldt in het bijzonder als de werkgever een naheffingsaanslag loonheffing ontvangt en deze niet (meer) kan verhalen op de (voormalige) werknemers. In dat geval moet brutering van de belaste vergoeding plaatsvinden hetgeen de naheffingsaanslag behoorlijk kan verhogen. Illustratief hierbij is een uitspraak van Hof Amsterdam. De zaak was als volgt.
Een uitzendbureau voor hoogwaardige administratieve dienstverlening verstrekte onder meer in 2001 aan haar personeel een vaste vergoeding van f 3 (€ 1,36) per werkdag van ten minste zes uur bij dezelfde opdrachtgever. Dit uitzendbureau had in 2001 de vaste kostenvergoeding per kostencategorie niet uitgesplitst naar aard en omvang. Een deel van de vaste kostenvergoeding (f 1,81 of € 0,82) merkte het uitzendbureau aan als een vergoeding voor (interne) representatiekosten. Rechtbank Haarlem merkte op dat de interne representatiekosten weliswaar niet per kostencategorie naar aard en omvang was gespecificeerd, maar was van oordeel dat naar redelijke schatting f 0,22 of € 0,10 belastingvrij kon worden verstrekt. Het was aannemelijk dat de werknemers zich redelijkerwijs niet konden onttrekken aan bijdragen voor attenties ter gelegenheid van huwelijken, geboorten en dergelijke. Verder had de rechtbank geoordeeld dat voor brutering geen plaats was. De inspecteur ging daarop in hoger beroep bij Hof Amsterdam.
Het hof stelde vast dat de vaste kostenvergoeding niet voldeed aan de wettelijke eis dat de vergoeding per kostencategorie moet worden gespecificeerd naar aard en veronderstelde omvang van de kosten. Volgens een wettelijke bepaling kan ook een belastingvrij vaste kostenvergoeding worden verstrekt zonder een steekproef te houden als de werkgever overtuigend kan aantonen dat deze strekt tot vergoeding van werkelijk gemaakte kosten. Het uitzendbureau bleek niet in staat enig (schriftelijk) bewijs op dit punt bijeen te kunnen brengen. Daardoor was de gehele vergoeding voor interne representatie belast, óók dat deel dat de rechtbank onbelast had gelaten.
Vervolgens kwam de vraag aan de orde of de belaste vergoeding moest worden gebruteerd.
Het uitzendbureau had aangegeven, dat ze op het moment van uitbetaling van de kostenvergoedingen niet de verwachting had een eventuele naheffing loonbelasting op haar werknemers te kunnen verhalen. Verhaal zou praktisch onmogelijk blijken te zijn. Ook had ze de inspecteur niet verzocht om eindheffing tegen een gebruteerd tarief achterwege te laten onder overlegging van de daarbij benodigde gegevens. Het hof was van oordeel dat in zodanig geval de gehele belaste vaste vergoeding moest worden gebruteerd en wel naar een tarief van 68,9%. Niet uitsplitsen werd zo een dure grap.
