De belastingdienst en de (belangen)organisaties EVO, VNO-NCW, Uneto-Vni, Bouwend Nederland en Fosag hebben onlangs een akkoord gesloten om de rittenregistratie voor bestelauto’s te versimpelen. Het akkoord houdt in dat de werknemer onder voorwaarden niet meer hoeft te voldoen aan alle eisen van een ‘normale’ rittenregistratie.
Prijs vergelijk ADSL, kabel, glasvezel aanbieders en bespaar geld door over te stappen!
Als een werkgever een bestelauto van de zaak ter beschikking stelt aan een werknemer, dient in principe de fiscale bijtelling voor privégebruik te worden toegepast. De werkgever mag de bijtelling achterwege laten als de werknemer kan aantonen dat de bestelauto niet meer dan 500 kilometer per jaar voor privédoeleinden wordt gebruikt. Dit bewijs kan worden geleverd door een sluitende rittenadministratie, een ‘verklaring geen privégebruik’ van de belastingdienst of een schriftelijk vastgelegd en door de werkgever gecontroleerd verbod op privégebruik.
Voor een sluitende rittenregistratie moet de werknemer van iedere gemaakte rit (zowel zakelijk als privé) het begin- en eindadres, de reisafstand en het karakter van de rit (zakelijk of privé) in de rittenadministratie opnemen. Omdat dit voor werknemers die door de aard van hun werkzaamheden verschillende ritten per dag maken een grote administratieve last kan zijn, is in een akkoord tussen de belastingdienst en de (belangen)organisaties EVO, VNO-NCW, Uneto-Vni, Bouwend Nederland en Fosag besloten tot een vereenvoudigde rittenregistratie mits wordt voldaan aan de voorwaarden.
De voorwaarden voor de versimpelde rittenregistratie zijn als volgt:
- De bestuurder van de bestelauto noteert per dag zowel de kilometerstand aan het begin als aan het einde van de dag.
- De werknemer noteert de werktijden.
- De zakelijke adressen staan in de (project)administratie van de werkgever.
- Uit de (project)administratie van de werkgever moet de volgorde van de bezochte adressen blijken. Wanneer dit niet het geval is, moet de bestuurder van de bestelauto de volgorde van bezochte adressen bijhouden in zijn rittenregistratie.
- De werkgever heeft schriftelijke afspraken gemaakt met de werknemer.
De schriftelijke afspraak tussen de werkgever en de werknemer moet in ieder geval het volgende omvatten:
- Informatie over de ter beschikking gestelde auto;
- Een verbod op privégebruik tijdens werk- en lunchtijd;
- De bevestiging dat werkgever en werknemer voldoen aan de voorwaarden voor een versimpelde rittenregistratie.
De belastingdienst heeft een modelovereenkomst voor de afspraken tussen werkgever en werknemer gepubliceerd.
Hoewel dit akkoord de indruk wekt dat de administratieve lasten worden verlicht, kan het in de praktijk leiden tot een verschuiving van de lastendruk van de werknemer naar de werkgever. De werkgever is namelijk verplicht om alle per dag bezochte zakelijke adressen door de werknemer in de (project)administratie op te nemen.
