Het blijkt dat veel werknemers en werkgevers niet op de hoogte zijn van de rechten en verplichtingen uit hoofde van de Wet bescherming persoonsgegevens. In dit artikel wordt daar nader op ingegaan.
Prijs vergelijk ADSL, kabel, glasvezel aanbieders en bespaar geld door over te stappen!
Verwerking persoonsgegevens
In de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) staan regels ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn gegevens die herleidbaar zijn tot een bepaalde persoon. In artikel 1 Wbp staan enkele voorbeelden genoemd van verwerking, waaronder het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren van persoonsgegevens etc. Het gaat daarbij niet alleen om de geautomatiseerde verwerking van gegevens maar ook om handmatige verwerkingen in papieren dossiers. De meeste personeelsadministraties vallen dus onder de Wbp.
Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt onder bepaalde voorwaarden, bijvoorbeeld indien de werknemer daarvoor toestemming heeft gegeven of indien de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of een ander gerechtvaardigd belang van de werkgever. Verwerking van gegevens over godsdienst, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven en het lidmaatschap van een vakvereniging is verboden, behoudens de uitzonderingen die worden genoemd in de Wbp. Zo mogen gezondheidsgegevens wel worden verwerkt door de werkgever indien dat noodzakelijk is voor de re-integratie of begeleiding van werknemers in verband met arbeidsongeschiktheid.
Op grond van artikel 27 Wbp dient de verwerking van persoonsgegevens te worden gemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens. In het zogenaamde Vrijstellingsbesluit wordt echter een aantal persoonsgegevens genoemd die zonder melding verwerkt mogen worden, waaronder de NAW-gegevens van de werknemer, gegevens over de functie, de aard, de inhoud en de beëindiging van het dienstverband en de aanwezigheidsregistratie. Ook gegevens met betrekking tot de personeelsbeoordeling mogen zonder melding worden verwerkt.
Rechten werknemers
De werknemer heeft het recht om te worden geïnformeerd over welke gegevens verzameld worden. Het is daarom van belang dat in het beoordelingsverslag of een verslag van een functioneringsgesprek wordt opgenomen dat een kopie van het verslag zal worden opgenomen in de personeelsdossier. Verder is het verstandig om het verslag door de werknemer voor gezien en/of akkoord te laten ondertekenen.
Verder hebben werknemers op grond van artikel 35 Wbp het recht op inzage in hun personeelsdossier. Indien de werknemer daartoe een verzoek doet, moet de werkgever binnen vier weken een volledig overzicht van de verwerkte gegevens ter beschikking stellen. Na inzage in het personeelsdossier kan de werknemer verzoeken om het aanvullen of verwijderen van bepaalde gegevens. Aan een dergelijk verzoek zal de werkgever slechts gehoor moeten geven indien de gegevens feitelijk onjuist zijn, onvolledig zijn of niet relevant zijn voor het doel waarvoor ze worden verwerkt.
Verstrekken van gegevens aan derden
Ook het verstrekken van een personeelsdossier aan derden valt onder het verwerken van persoonsgegevens en daarmee onder de werking van de Wbp. Als (een deel van) de onderneming aan een derde wordt overgedragen dan geldt de algemene regel dat de persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt (lees: verstrekt) indien de werknemer toestemming heeft gegeven of indien de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of een ander gerechtvaardigd belang van de werkgever. In geval van overdracht van (een deel van) de onderneming zal er een gerechtvaardigd belang bestaan om de persoonsgegevens te verstrekken aan de nieuwe werkgever.
Vooruitlopend op de overname (bijvoorbeeld in het kader van een zogenaamde ‘due diligence’) mogen de persoonsgegevens niet aan de potentiële koper worden verstrekt, tenzij de werknemers hiervoor toestemming hebben gegeven. Dit laatste is echter vaak niet mogelijk gelet op de vertrouwelijkheid van de voorgenomen overname. De persoonsgegevens mogen uiteraard wel worden verstrekt indien de informatie niet herleidbaar is tot bepaalde personen, bijvoorbeeld in de vorm van een geanonimiseerd personeelsoverzicht.
Bewaartermijn na einde arbeidsovereenkomst
Na het einde van de arbeidsovereenkomst mogen de persoonsgegevens nog twee jaar worden bewaard. Daarna moeten de gegevens worden verwijderd, tenzij de werkgever de gegevens langer dient te bewaren op grond van een wettelijke bewaarplicht. Denk daarbij bijvoorbeeld aan gegevens die aan de Belastingdienst moeten worden verstrekt.
Tot slot
Veel werkgevers en werknemers zijn niet bekend met de rechten en plichten die in de Wbp worden omschreven. In de praktijk blijkt dan ook dat er door werknemers niet vaak een beroep op de Wbp wordt gedaan. Indien de werkgever weigert om de werknemer inzage te verstrekken in het personeelsdossier dan kan de werknemer afgifte in kort geding vorderen, maar zover zal het vaak niet komen. Wel geldt dat een weigering om inzage te geven kan meespelen in een ontbindingsprocedure. Het kan voor een rechter bijvoorbeeld aanleiding vormen om een hogere ontbindingsvergoeding toe te kennen. Om te voorkomen dat een werkgever onnodig geconfronteerd wordt met bijvoorbeeld een kort geding tot afgifte of een hogere ontbindingsvergoeding nadat inzage is geweigerd, is het dan ook aan te bevelen om goed op de hoogte te zijn van de rechten en plichten zoals opgenomen in de Wbp en waar nodig nader juridisch advies in te winnen.
mr. Anne Haverkort, Van Benthem & Keulen N.V.
