Met ingang van 1 juli 2010 is aan artikel 7:626 BW waarin is geregeld dat de werkgever een schriftelijke specificatie van het uitbetaalde loon (het loonstrookje) dient te verstrekken, toegevoegd dat deze verstrekking ook middels een elektronische opgave kan plaatsvinden.
Prijs vergelijk ADSL, kabel, glasvezel aanbieders en bespaar geld door over te stappen!
De achtergrond
De achtergrond van deze introductie van elektronische middelen bij het doen van loonopgaven is een kostenbesparing: het scheelt de werkgever niet alleen in de portokosten maar ook in tijd en dus geld.
Twee voorwaarden
Aan de gebruikmaking van elektronische verzending zijn twee voorwaarden verbonden. Op de eerste plaats is de uitdrukkelijke instemming van de werknemer nodig. In dergelijke instemming kan in één keer eenmalig gegeven worden bij de indiensttreding van de werknemer. Dat kan bijvoorbeeld door in de arbeidsovereenkomst daarover een bepaling op te nemen.
Voor de werknemers die al in dienst zijn, zal alsnog om instemming moeten worden verzocht. De instemming zal uitdrukkelijk moeten plaatsvinden zodat aangenomen mag worden dat de mededeling bij invoering van de digitale loonstrook aan de werknemer dat bij het uitblijven van bezwaar zijnerzijds van een akkoord wordt uitgegaan, niet voldoende is.
Tevens is vereist dat de elektronische opgave op een zodanige wijze wordt verstrekt dat deze door de werknemer kan worden opgeslagen en toegankelijk is ten behoeve van latere kennisneming.
Het is dus van belang dat de opgave werkelijk ter beschikking komt van degene aan wie de opgave moet worden verstrekt. Om daadwerkelijk over de elektronische opgave te kunnen beschikken dient de opgave op de mailserver van de provider van de geadresseerde terecht te komen. Een bericht heeft de geadresseerde bereikt, zodra het op de mailserver van de provider van de geadresseerde in de aldaar voor hem aangehouden persoonlijke mailbox is ontvangen. Het plaatsen van de opgave op een (persoonlijke) internetpagina is onvoldoende om te voldoen aan de verplichting van de werkgever om de opgave te verstrekken.
mr. Yvonne Verheggen-de Loo, BANNING Advocaten
