De bodes van het gerechtshof in Den Bosch zijn attent en de raadsheren komen goed voorbereid op de zitting, maar de service van de civiele griffie kan beter. Dat vertelden tien advocaten 16 juni in een zaal vol raadsheren, bodes en griffiemedewerkers van het hof. Ze waren uitgenodigd om feedback te geven; het hof hield een zogeheten spiegelbijeenkomst.
Prijs vergelijk ADSL, kabel, glasvezel aanbieders en bespaar geld door over te stappen!
Alles weten
In navolging van ziekenhuizen en rechtbanken hebben de presidenten van de vier gerechtshoven besloten zich een spiegel te laten voorhouden door de buitenwereld. “We willen horen hoe mensen die hier een zaak hebben lopen, aankijken tegen hoe wij het doen”, zegt president Ronald Philippart van het hof in Den Bosch. “Van de ontvangst bij de voordeur tot hoe snel ze een uitspraak krijgen, alles willen we weten. Wat gaat goed en wat kan beter?”
Kwetsbaar opstellen
Philippart zat een werkgroep voor die afspraken maakte over de spiegelbijeenkomsten bij de hoven. Zijn eigen gerecht gaf de aftrap. “Wij zijn begonnen met het team Familie en hebben ervoor gekozen de eerste keer professionele procespartijen uit te nodigen. Veel advocaten waren bereid om ons te komen spiegelen, zelfs meer dan wij uiteindelijk konden uitnodigen. Dat vind ik wel bijzonder. De deelnemers maakten tijd vrij om ons vooruit te helpen en stelden zich kwetsbaar op; de volgende dag moeten ze immers weer een zaak bepleiten bij een raadsheer of bellen met een griffiemedewerker die zich misschien wel bekritiseerd voelde.”
Vrijuit praten
De advocaten zaten in de zaal met hun rug naar de medewerkers van het hof. “Zo konden ze vrijuit vertellen over hun ervaringen”, zegt Philippart. “Op het laatst draaiden ze zich om, zodat de toehoorders om verduidelijking konden vragen. Maar in discussie gaan was niet de bedoeling, spiegelen is echt eenrichtingsverkeer.”
Interessante uitkomst
Twee stevige gespreksleiders zorgden ervoor dat veel onderwerpen aan bod kwamen. “Zij wisten een sfeer van vertrouwen te scheppen en gingen de gang door het gerechtshof stap voor stap af. Daardoor hoorden we interessante dingen. Bijvoorbeeld over hoe het eraan toegaat in de hal. De bodes letten goed op dat twee mensen in een vechtscheiding niet bij elkaar in de buurt zitten terwijl ze wachten tot de zitting begint. En de advocaten zouden baat hebben bij tafels om aan te overleggen en te schrijven. Statafels liefst, zodat een van de partijen makkelijk weg kan lopen als de emoties oplopen.” Ook de manier waarop raadsheren de zitting openen kwam aan bod. De één houdt eerst een inleidend praatje, de ander begint meteen met vragen. “De advocaten zouden het handig vinden als dat steeds op dezelfde manier gebeurt. Zij moeten hun cliënten voorbereiden op hoe de zitting zal verlopen. Dat zouden wij zelf nooit bedacht hebben.”
Enthousiast
Philippart is erg enthousiast over de eerste bijeenkomst. Niet alleen over de goede recensies die de raadsheren van zijn hof kregen (erg professioneel, invoelend en goed voorbereid), maar ook over kritische opmerkingen. Verschillende advocaten klaagden bijvoorbeeld dat ze erg lang op antwoord moeten wachten als ze op verzoek van de griffie verhinderdata hebben doorgegeven. Krijgen ze eindelijk bericht over de zittingsplanning, dan is hun agenda alweer vol en moeten ze afspraken of cursussen afzeggen. “Het is goed om dat eens te horen, dan realiseren de medewerkers zich hoezeer hun handelen van belang is voor anderen. Daar moet je gevoel voor krijgen en het helpt dan als iemand heel concreet vertelt wat de gevolgen zijn van zo’n laat antwoord.”
Aan de slag
Het team Familie gaat met de uitkomsten aan de slag. Intussen heeft het Bossche hof alweer een tweede spiegelbijeenkomst gepland in december, met de belastingsector. De andere gerechtshoven gaan later van start.