Vereenvoudigde rittenadministratie voor bestelautos

De rittenadministratie voor bestelauto’s mag in bepaalde gevallen versimpeld worden bijgehouden. De belastingdienst heeft met diverse (ondernemings)organisaties daartoe onlangs een akkoord gesloten. Deze vereenvoudiging vermindert de administratieve last voor bedrijven en werknemers.

Uitgangspunt is dat de rittenregistratie verplicht blijft, maar dat de werknemer niet meer alle ritinformatie op het registratieformulier hoeft te vermelden, zolang de informatie maar uit de administratie van het bedrijf kan worden gehaald. Werknemers mogen de versimpelde rittenregistratie alleen hanteren wanneer afspraken hierover met hun werkgever zijn vastgelegd. Via de website van de belastingdienst is een voorbeeldafspraak over vereenvoudigde rittenregistraties voor bestelauto’s te downloaden.

ls een werkgever een werknemer een bestelauto ter beschikking stelt, mag de werkgever de loonbijtelling voor het privégebruik van de bestelauto achterwege laten, als de werknemer kan bewijzen dat hij op kalenderjaarbasis maximaal 500 kilometer privé rijdt. Als vormen van aanvaardbaar bewijs fungeren een sluitende kilometeradministratie/rittenadministratie, een schriftelijke afspraak tussen werkgever en werknemer in de vorm van een ‘verbod privégebruik bestelauto’ of een ‘verklaring geen privégebruik’ van de werknemer. Een werknemer kan laatstgenoemde verklaring aanvragen bij de belastinginspecteur.

Een werknemer kan met een rittenregistratie bewijzen dat hij op kalenderjaarbasis maximaal 500 privékilometers rijdt. In de rittenregistratie moet hij elke zakelijke rit en elke privérit registreren. Als de werknemer door de aard van de werkzaamheden (vaak) veel ritten op een dag heeft, kan het bijhouden van een rittenregistratie een grote (administratieve en financiële) last zijn voor de werkgever en de werknemer, omdat de werknemer de zakelijke ritten tijdens werktijd bijhoudt.

De belastingdienst heeft met diverse (ondernemings)organisaties onlangs een akkoord gesloten over de vereenvoudigde rittenregistratie. Werknemers kunnen voor bestelauto’s in bepaalde gevallen volstaan met een vereenvoudigde rittenregistratie. Uitgangspunt is dat de rittenregistratie verplicht blijft, maar dat de werknemer niet meer alle ritinformatie op het registratieformulier hoeft te vermelden, zolang de informatie (zakelijke adressen) maar uit de administratie van het bedrijf kan worden gehaald. Daarbij geldt wel als voorwaarde dat de werkgever schriftelijk met de werknemer heeft afgesproken dat:

• de werknemer een vereenvoudigde rittenregistratie bijhoudt,
• privégebruik tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan,
• de werkgever de zakelijke adressen in zijn (project)administratie heeft.

Via de website van de belastingdienst is een voorbeeldafspraak tussen de werkgever en de werknemer over vereenvoudigde rittenregistraties voor bestelauto’s te downloaden. De werkgever kan ook een eigen (afwijkende) afspraak maken met de werknemer over de vereenvoudigde rittenregistratie. Deze afspraak moet de werkgever vervolgens ter goedkeuring aan de belastingdienst voorleggen en de werkgever moet daarbij duidelijk aangeven waar de afspraak afwijkt van de voorbeeldafspraak.

In de vereenvoudigde rittenregistratie moet de werknemer het volgende opnemen:
Gegevens van de bestelauto:

• het merk,
• het type,
• het kenteken.

Gegevens per dag:

• de datum,
• de werktijd,
• de begin- en eindkilometerstand (begin en einde werktijd),
• een verwijzing naar de zakelijke adressen in de (project)administratie van de werkgever als de volgorde waarin de werknemer deze adressen heeft bezocht, in de (project)administratie ontbreekt.

Maakt de werknemer een privérit, dan moet hij ook de volgende gegevens in de vereenvoudigde rittenregistratie vermelden:

• de datum,
• de begin- en eindkilometerstand van de privérit,
• het vertrek- en aankomstadres.

De werknemer hoeft in de vereenvoudigde rittenregistratie geen zakelijke ritten te vermelden. Immers in de (project)administratie van de werkgever zijn de zakelijke adressen die de werknemer heeft bezocht, al aanwezig.