Een van de grootste ergernissen van werkgevers is wel het veelvuldig privé e-mailen en surfen op het internet door werknemers op de werkvloer. Deze privé tijdsbesteding van de werknemer gaat immers ten koste van de tijd voor de werkgever en regelmatig ook ten koste van de kwaliteit van de werkzaamheden. Een totaal verbod op privé gebruik van e-mail en internet is echter over het algemeen niet toegestaan. Hoe kan een werkgever zich dan wapenen tegen het privé gebruik van internet en e-mail op de werkvloer?
Prijs vergelijk ADSL, kabel, glasvezel aanbieders en bespaar geld door over te stappen!
Een werkgever mag het e-mail- en internetgedrag van zijn werknemer controleren, maar de maatregelen daartoe moeten wel in redelijke verhouding staan tot de belangen van de werknemer. De middelen die de werkgever voor de controle gebruikt, mogen, met andere woorden, geen verdergaande inbreuk op de belangen van de werknemer maken dan strikt noodzakelijk. Hieronder volgt een aantal tips die de werkgever kan gebruiken bij het opstellen en hanteren van het e-mail en internetbeleid op de werkvloer:
1. Stel schriftelijke richtlijnen op voor e-mail/internetgebruik
Bij het bepalen van de inhoud van deze richtlijnen dient de werkgever rekening te houden met volgende punten:
– Bij de controle van e-mailberichten dient de inhoud van de e-mailberichten ontzien te worden.
Dit vanwege de privacybescherming van de werknemer. Alleen als sprake is van gewichtige redenen, is het de werkgever toegestaan e-mailberichten te lezen. Denk hierbij aan de verdenking van een strafbaar feit. Een bepaling waarbij de werkgever de bevoegdheid krijgt om onbeperkt kennis te nemen van de inhoud van de e-mailberichten, is dan ook niet toelaatbaar.
– Het is raadzaam in de richtlijnen het doeleinde van de controle vast te leggen.
De controle dient dan beperkt te worden tot het geformuleerde doeleinde. Veel voorkomende doeleinden zijn bijvoorbeeld: systeembeveiliging en voorkomen van virussen, beschermen van bedrijfsgeheimen, voorkomen van negatieve publiciteit, tegengaan van seksuele intimidatie en controle op de naleving van afspraken over verboden gebruik van e-mail en internet.
– De controle op de naleving dient zo beperkt mogelijk uitgevoerd te worden.
Beperk de controle tot verdachte werknemers en laat e-mails die duidelijk regulier e-mailverkeer betreffen buiten de controle.
– Ontzie informatie in e-mailverkeer van werknemers met een beroepsgeheim, zoals leden van de Ondernemingsraad en bedrijfsartsen.
2. Leg de opgestelde richtlijnen voor aan de Ondernemingsraad
Op grond van de wet heeft de Ondernemingsraad instemmingsrecht ten aanzien van personeelsvolgsystemen en de verwerking van personeelsgegevens.
3. Stel de werknemers op de hoogte
De werknemers dienen volledig te worden ingelicht over het te voeren beleid ten aanzien van e-mail en internetgebruik. Het is raadzaam om de opgestelde richtlijnen in de individuele arbeidsovereenkomst op te nemen of deze richtlijnen te laten ondertekenen door de werknemer.
4. Handhaaf consequent bij een overtreding van de richtlijnen
Indien de werkgever zijn opgestelde beleid niet consequent handhaaft, kan een werknemer al snel een beroep doen op het feit dat zijn gedrag gedoogd werd.
5. Geef een schriftelijke waarschuwing
Het altijd aan te raden om, indien mogelijk, een werknemer schriftelijk te waarschuwen bij een eerste overtreding van de richtlijnen. Als in een eventuele procedure duidelijk wordt dat de werknemer al eens eerder is gewaarschuwd wegens een overtreding van de richtlijnen, is de kans groter, dat de rechter hieraan arbeidsrechtelijke gevolgen verbindt, zoals een ontbinding van de arbeidsovereenkomst.
Tot slot
Indien schriftelijke richtlijnen ontbreken, is het erg moeilijk een werknemer te ontslaan wegens buitensporig e-mail- en/of internetgebruik. Er zijn meerder uitspraken van rechters bekend, waarbij zelfs het veelvuldig bezoeken van chatrooms en pornosites door een werknemer tijdens werktijd niet hebben geleid tot de beëindiging van zijn dienstverband, omdat schriftelijke richtlijnen ontbraken. Stel als werkgever dus altijd duidelijke schriftelijke richtlijnen op en stel de werknemers hiervan op de hoogte. Dit maakt de kans op een succesvol ontslag wegens buitensporig e-mail en internetgebruik een stuk groter.
mr. Lisette Spaaij, USG Juristen
