Bij veel bedrijven maken werknemers onkosten in de uitoefening van hun functie, omdat zij bijvoorbeeld bepaalde vaktijdschriften moeten lezen, lid moeten zijn van specialisatieverenigingen, representatief gekleed moeten zijn, relatiegeschenken geven, symposia en seminars bijwonen en met cliënten lunchen/eten. Deze werknemers ontvangen doorgaans een vaste maandelijkse onkostenvergoeding van de werkgever om deze kosten te dekken. Zolang de vergoeding dient om beroepskosten te vergoeden mag deze onbelast verstrekt worden.
Prijs vergelijk ADSL, kabel, glasvezel aanbieders en bespaar geld door over te stappen!
Maar wat doet u als werkgever wanneer een werknemer ziek uitvalt? Mag de kostenvergoeding dan nog onbelast verstrekt worden en zo ja tot wanneer? De werknemer maakt vaak immers geen kosten wanneer hij ziek thuis zit, dus deze hoeven dan ook niet vergoed te worden.
Volgens de belastingdienst mag de vergoeding in ieder geval nog onbelast worden betaald in de maand waarin de werknemer ziek is geworden, alsmede in de daaropvolgende maand. Wordt uw werknemer ziek in augustus dan mag de vergoeding nog onbelast worden verstrekt in de maanden augustus en september. Daarna wordt de vergoeding gezien als belast loon en dient u daarover belasting in te houden. Dat is alleen anders voor kosten waarvan u kunt aantonen dat deze ook doorlopen tijdens de ziekte van de werknemer, zoals bijvoorbeeld een jaarabonnement op een vaktijdschrift dat niet (tijdig) opgezegd kan worden. Deze doorlopende kosten kunt u wel onbelast blijven vergoeden.
Wilt u als werkgever bij langdurige ziekte geen belaste vergoeding blijven betalen dan is het raadzaam om dit aan uw werknemers kenbaar te maken in bijvoorbeeld een personeelshandboek zodat zij ook weten wanneer de betaling van de onkostenvergoeding stopt bij langdurige arbeidsongeschiktheid.
mr. Fleur Costa Baiôa, Wieringa Advocaten
