Sinds de eerste golf van outsourcingprojecten in de jaren negentig, besteden veel bedrijven voor de tweede of zelfs derde keer hun ICT-organisatie geheel of gedeeltelijk uit. Maar bij het aangaan van de outsourcingsrelatie wordt vaak nauwelijks stil gestaan bij het (onvermijdelijke) afscheid. Een goede exitregeling draagt bij aan een goede verhouding tussen partijen.
Prijs vergelijk ADSL, kabel, glasvezel aanbieders en bespaar geld door over te stappen!
Door de focus op kostenbesparing wordt weinig of geen tijd aan het duidelijk vastleggen van de afspraken besteed. Vaak wordt in het contract wel opgenomen dat er ‘een exit plan’ zal worden opgesteld. In de praktijk blijkt dat daarvan na het tekenen van het contract zelden iets terecht komt. Door het ontbreken van een goede exitregeling hebben zowel de klant als de ICT-leverancier doorgaans geen idee waar zij aan toe zijn als de relatie eindigt.
Duidelijke afspraken over de exit
Een goede exit begint al bij duidelijke afspraken over de wijze waarop de overeenkomst kan worden beëindigd. Als de overeenkomst eindigt wegens wanprestatie van de ICT-leverancier, moet hij voor de kosten van de exit opdraaien. Het is vaak niet mogelijk om voordat de exit in gang wordt gezet, vast te stellen bij wie de ‘schuld’ voor het eindigen van de relatie ligt. Terwijl dat juist cruciaal is voor de vraag wie de rekening van de exit betaalt.
Is het einde na bijvoorbeeld opzegging of ontbinding daar, dan moeten beide partijen precies weten wat de stappen zijn die zij moeten nemen en wie waar verantwoordelijk voor is. Uitgangspunt moet zijn dat de kosten voor de benodigde werkzaamheden voor de exit binnen redelijke grenzen worden gedragen door de klant.
Een basis voor de exitregeling moet bij het tekenen van het contract al klaar liggen en moet binnen een bepaalde termijn na de transitie worden voltooid. Gedurende de looptijd moet de exitregeling up to date worden gehouden. Immers, de diensten die bij het begin van het contract zijn uitbesteed, zijn vaak niet meer dezelfde diensten die tegen het einde van het contract worden geleverd.
Opnieuw uitbesteden, maar bij andere leverancier
Het is verstandig om in de exitregeling op te nemen dat bij het opnieuw uitbesteden van ICT-diensten aan een andere partij de huidige ICT-leverancier bij de overdracht behulpzaam zal zijn. Zo moet alle informatie die nodig is voor de (nieuwe) uitbesteding toegankelijk zijn. Beschikt de ICT-leverancier over cruciale activa, dan moet worden vastgelegd of deze activa kan worden overgenomen, geleased of in licentie kunnen worden verkregen. Niet alleen door de klant zelf, maar desgewenst ook door de nieuwe ICT-leverancier.
Service levels tijdens exit
Een ander belangrijk punt is de vraag welk niveau van dienstverlening verwacht wordt tijdens de exit. Dat hangt in grote mate af van het belang van de uitbestede diensten. Naarmate de diensten bedrijfskritischer zijn, is een ongestoorde overgang uiteraard belangrijker. Dit zal zich vertalen in de kosten van de exit. Vasthouden aan de bestaande service levels en de eventueel daaraan gekoppelde boetes bij het niet halen daarvan kan leiden tot frustraties bij de ICT-leverancier en het mislukken van de exit.
Exit manager
Het is onmogelijk om alle mogelijke problemen die verbonden zijn met de overgang naar een nieuwe ICT-leverancier tot in detail te vangen in een exitregeling. Het is daarom raadzaam dat de ICT-leverancier een goed gekwalificeerd persoon aanwijst als exit manager.
mr. Frits Rehbock, Holland Van Gijzen Advocaten en Notarissen
