Werkgever hoeft geen paspoortexpert te zijn

Een werkgever is verplicht om vóór de indiensttreding van de werknemer de identiteit vast te stellen aan de hand van een origineel identiteitsbewijs. Vervolgens moet de werkgever een kopie van het identiteitsbewijs in zijn loonadministratie bewaren.

Hof Amsterdam heeft onlangs een uitspraak gedaan waaruit blijkt dat een werkgever weliswaar een onderzoeksplicht heeft naar de juiste vaststelling van de identiteit van de werknemer, maar dat dit weer niet zo ver gaat dat hij een paspoortexpert moet zijn. De werkgever moet in het oog springende fouten of afwijkingen (zoals een sterk afwijkende handtekening of een ‘bewerkte’ pasfoto) in het identiteitsbewijs kunnen onderkennen. Nonchalance op dit punt kan ertoe leiden dat hij kan worden geconfronteerd met hoge naheffingsaanslagen loonheffing (tegen het anoniementarief van 52%) en boetes. Over de betreffende werkgever (een uitzendbureau) merkte het hof op dat van deze niet hoefde worden verwacht dat deze zich doorlopend en uit eigen beweging op de hoogte stelde van de actuele criteria waaraan een identiteitsbewijs moest voldoen. Op dit punt ligt voor de overheid een taak weggelegd om werkgevers juist en volledig te informeren over de echtheidskenmerken en de wijze van een mogelijke controle.

Een werkgever is verplicht om vóór de indiensttreding van de werknemer de identiteit vast te stellen aan de hand van een origineel identiteitsbewijs. Vervolgens moet de werkgever een kopie van het identiteitsbewijs in zijn loonadministratie bewaren. Mocht de werknemer een vals of vervalst identiteitsbewijs aan de werkgever hebben getoond en de werkgever is op de hoogte van deze vervalsing of had deze in alle redelijkheid moeten opmerken, dan dient de werkgever loonbelasting in te houden naar het tarief van 52% (het zogenoemde anoniementarief).

Hof Amsterdam heeft onlangs uitspraak gedaan waaruit blijkt op welke in het oog springende gebreken of afwijkingen een zorgvuldig handelende werkgever redelijkerwijs moet letten, wil hij niet geconfronteerd worden met naheffingen. De zaak betrof een uitzendbureau dat over het naheffingstijdvak 1 januari 2000 tot en met 31 december 2002 in eerste instantie een naheffingsaanslag had ontvangen van € 134.973 met een vergrijpboete van € 66.335. Deze naheffingsaanslag en boete waren in de bezwaarfase door de inspecteur al verminderd tot € 123.008 respectievelijk € 30.752. De zaak was als volgt.

Het uitzendbureau had in het tijdvak waarover is nageheven ongeveer 140 werknemers in dienst. Uit een eind 2003 uitgevoerd boekenonderzoek van de belastingdienst bleek dat van 15 werknemers kopieën van valse of vervalste identiteitsbewijzen in de administratie van het uitzendbureau waren opgenomen. De inspecteur stelde zich op het standpunt dat het uitzendbureau de verificatieplicht (vaststelling van de identiteit) niet naar behoren had nageleefd en daarmee verwijtbaar niet heeft voldaan aan zijn wettelijke verplichtingen. Over twee identiteitsbewijzen was de inspecteur later van mening dat het uitzendbureau de vervalsing niet had hoeven te onderkennen. De zaak kwam vervolgens voor Rechtbank Haarlem. Deze was van oordeel dat het uitzendbureau bij vijf werknemers had moeten onderkennen dat de identiteitsbewijzen vals of vervalst waren en bij acht niet. De zaak kwam vervolgens voor Hof Amsterdam.

Het hof stelde voorop dat van een uitzendbureau van zekere omvang kan worden verwacht dat de overgelegde identiteitsbewijzen met de nodige zorgvuldigheid en nauwgezetheid op echtheid worden beoordeeld. Deze zorgvuldigheid ging (althans in het gegeven tijdvak) echter niet zover dat van het uitzendbureau moest worden verwacht dat deze zich doorlopend en uit eigen beweging op de hoogte stelde van de actuele criteria waaraan een identiteitsbewijs moest voldoen. Op dit punt ligt voor de overheid een taak weggelegd om werkgevers juist en volledig te informeren over de echtheidskenmerken en de wijze van een mogelijke controle. Het hof liep alle gevallen afzonderlijk na en gaf van elk identiteitsbewijs aan of en zo ja welke in het oog springende fouten of afwijken het uitzendbureau had moeten constateren. We zetten in vogelvlucht de beoordelingen van het hof hieronder op een rij:

Wel in het oog springende fouten of afwijkingen

• Het identiteitsbewijs (een zogenoemd E-document) was afkomstig van een niet-EU-lidstaat (derdeland). Derdelanden verstrekten zodanige documenten niet. Het uitzendbureau had dat moeten onderkennen.
• De kopie van het paspoort was zeer onduidelijk (nagenoeg zwarte pasfoto). De echtheidskenmerken van de foto en de handtekening waren op de kopie niet waar te nemen.
• De handtekening op het paspoort week sterk af van die op andere documenten (loonbelastingverklaring en melding arbeidsverhouding).
• De pasfoto was scheef afgeknipt en waarneembaar naderhand aangebracht.
• De pasfoto’s op het buitenlandse paspoort en die van het vreemdelingendocument weken –voor zover nog waarneembaar uit de slechte kopie- nogal af waardoor niet op voorhand was vast te stellen of het een en dezelfde persoon was. Ook de handtekeningen van de betreffende werknemer op diverse documenten vertoonde grote verschillen.

Geen in het oog springende fouten of afwijkingen

• Het ontbreken van de echtsheidskenmerken van de betreffende pasfoto’s waren in enkele gevallen niet in het oog springend.
• De volgorde van de voor- en achternaam was niet dezelfde als die bij loonbelastingverklaring.
• De pasfoto voldeed niet aan de echtsheidskenmerken. Echter het paspoort dateerde van vóór de datum van invoering van de echtheidskenmerken.
• De handtekening op het paspoort kwam niet geheel overeen met de handtekening op de loonbelastingverklaring of de melding sociale verzekering.

Het hof kwam tot het oordeel dat het uitzendbureau van zes werknemers niet redelijkerwijs heeft geweten of heeft moeten weten dat de identiteitsbewijzen vals of vervalst waren en verminderde daarop de naheffingsaanslag tot € 75.202 en de boete tot € 4.500.

Opmerking
Op de websites van diverse overheidsinstanties, waaronder de belastingdienst, staat in vogelvlucht aangegeven aan de hand van welke documenten u de identiteit kunt vaststellen en op welke punten u als zorgvuldige werkgever dient te letten. Het zijn eigenlijk allemaal vrij voor de hand liggende punten. Een paspoortexpert hoeft u echt niet te zijn.