Om succesvol te ondernemen moeten bestuurders vaak lastige beslissingen nemen. De bestuurder heeft daarbij een grote mate van autonomie. Een bestuurder legt pas achteraf verantwoording over zijn optreden af aan de algemene vergadering van aandeelhouders. Dit is ook logisch, want voor succesvol besturen is een zekere vrijheid nodig. Maar besturen brengt ook risico’s met zich mee.
Prijs vergelijk ADSL, kabel, glasvezel aanbieders en bespaar geld door over te stappen!
Bestuurders moeten vooruitzien, het beleid uitstippelen voor de toekomst en dit impliceert dat gecalculeerd moet worden met een aantal onbekende factoren. Het nemen van risico’s is inherent aan de functie. Een bestuurder treedt bij zijn handelen op namens een rechtspersoon – meestal een BV – en het fenomeen rechtspersoonlijkheid brengt met zich mee dat de beslissingen die de bestuurder uiteindelijk neemt de rechtspersoon binden en niet de bestuurder zelf. Slechts bij uitzondering zal het optreden van een bestuurder resulteren in een persoonlijke aansprakelijkheid.
Toch is er reden om stil te staan bij de risico’s voor bestuurders om aansprakelijk te raken voor schulden van de B.V. De grens tussen het normale ondernemersrisico en het nemen van onverantwoorde risico’s of het nemen van beslissingen die achteraf gezien zeer ongunstig en onverantwoord blijken is namelijk vaag. In de wet en in de rechtspraak worden open normen gehanteerd. De risico’s spelen zich bovendien af in verschillende fases waarin de onderneming zich kan verkeren. Zo spelen bij de oprichting van de rechtspersoon andere risico’s dan tijdens het ondernemen zelf en na bijvoorbeeld een faillissement. Bespreking van al deze risico’s gaat het bestek van dit artikel te buiten. Ook zonder kennis van de exacte wettelijke bepalingen en de invulling hiervan door de jurisprudentie kunnen echter al tips gegeven worden om aansprakelijkheid als bestuurder zoveel mogelijk te voorkomen. De risico’s kunnen bestuurders met enkele eenvoudige acties al grotendeels ondervangen. Een bestuurder kan in sommige gevallen de feiten eenvoudig naar zijn hand zetten, zodat aansprakelijkheid zoveel mogelijk wordt voorkomen. In het hiernavolgende zullen voor verschillende fases van het ondernemerschap tips gegeven worden om aansprakelijkheid zoveel mogelijk te voorkomen. Dit betreft uitdrukkelijk geen limitatieve opsomming.
Checklist bestuurdersaansprakelijkheid:
Oprichtingsfase:
- Neem in overeenkomsten tussen de vennootschap in oprichting en derden een beding op waarbij persoonlijke aansprakelijkheid uitdrukkelijk wordt uitgesloten;
- Schrijf de vennootschap onverwijld na de oprichting in bij het Handelsregister van de KvK;
- De vennootschap moet de rechtshandelingen die namens de vennootschap in oprichting zijn verricht na de oprichting schriftelijk bekrachtigen;
- Voldoe aan de stortingseisen met betrekking tot het geplaatste (minimum-) aandelenkapitaal van de vennootschap.
Aantreden bestuurder:
- Sluit een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering af;
- Tracht een vrijwaring van de vennootschap te verkrijgen voor aanspraken uit hoofde van bestuurdersaansprakelijkheid;
- Leg de bestuurstaken nauwkeurig vast in een directiereglement;
- Laat huwelijkse voorwaarden opstellen.
Administratie en jaarrekening:
- Houd een administratie bij zodat op ieder moment de verplichtingen van de vennootschap kunnen worden gekend;
- Maak binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar of uiterlijk binnen de door de Ava verlengde termijn de jaarrekening op;
- Deponeer de jaarrekening binnen 8 dagen na vaststelling door de Ava bij het Handelsregister;
- Deponeer de jaarrekening onverwijld bij het Handelsregister indien deze niet binnen 2 maanden na opstelling is vastgesteld door de Ava;
- Zorg dat de jaarstukken en andere financiële informatie geen misleidende voorstelling van de vennootschap geven.
Tegenstrijdig belang:
- In geval van een mogelijk tegenstrijdig belang: pleeg overleg met andere bestuurders. Zie zo nodig af van het uitbrengen van een stem in de bestuursvergadering;
- Bij externe vertegenwoordiging: raadpleeg de statuten en check welke regels gelden bij vertegenwoordiging van de vennootschap naar derden. Bij twijfel over aanwezigheid tegenstrijdig belang: laat de Ava een aanwijzingsbesluit nemen.
Verhouding tot aandeelhouders:
- In geval van instructies door een (groot)aandeelhouder: controleer in alle gevallen of het opvolgen van de instructie in het belang van de vennootschap is;
- Werk niet mee aan het verschaffen van zekerheiden door de vennootschap ten behoeve van groepsvennootschappen indien de statutaire doelomschrijving dat niet toestaat of dat het voortbestaan van de vennootschap daardoor in gevaar komt;
- Alle aandeelhouders dienen bij voorkeur op hetzelfde moment en zo volledig mogelijk te worden geïnformeerd. De Ava heeft in beginsel recht op informatie, tenzij een zwaarwichtig belang van de vennootschap zich daartegen verzet.
Insolvente onderneming:
- In geval van betalingsonmacht: meld dit aan de fiscus en het UWV;
- Sluit geen overeenkomsten ten behoeve van de vennootschap, indien bekend is of bekend hoort te zijn dat de vennootschap niet aan haar verplichtingen zal kunnen voldoen;
- Voorkom in situaties van dreigende betalingsonmacht dat schuldeisers selectief worden betaald;
- Vraag het faillissement van de vennootschap aan, zodra duidelijk is dat de vennootschap haar verplichtingen niet (meer) kan nakomen.
Aftreden, ontslag, decharge:
- Tracht jaarlijks bij het vaststellen van de jaarrekening een decharge te krijgen;
- Tracht bij aftreden en/of ontslag met de vennootschap schriftelijke afspraken te maken waarin finale kwijting wordt verleend;
- Na het aftreden van een bestuurder dient dit zo spoedig mogelijk te worden geregistreerd in het Handelsregister.
mr. Nina Meuwese, BANNING Advocaten